Geschreven door Sanne Heil | 29-3-2019

Tijdens een campagneoverleg stelde ik voor om de communicatieplanning te maken. Nu staar ik naar een leeg Excel-bestand en vraag ik me af hoe te beginnen. Wat is de beste indeling? Hoe geef ik de verschillende mediakanalen weer? En hoe wijs ik een verantwoordelijke toe? Ik testte de Contentkalender en zag dat het allemaal veel makkelijker kan.

De ingrediënten voor een goede communicatieplanning

Voordat je begint met het maken van een communicatieplanning is het belangrijk om de volgende vragen te beantwoorden. Welk doel heeft de planning? Wie gaan ermee werken? Welke structuur houd je aan? Vraag ook wat je collega’s graag terugzien in de communicatieplanning.

Een goede communicatieplanning bevat de volgende ingrediënten:

  • Overzicht: in één oogopslag zien welke uitingen, wanneer en op welk mediakanaal zijn ingepland
  • Taakverdeling: duidelijkheid over wie, wat doet
  • Makkelijk in onderhoud: iets aanpassen kan snel en simpel
  • Filteren: bekijk alleen wat voor jou relevant is
  • Samenwerken: collega's kunnen (tegelijkertijd) items toevoegen of bewerken

Krijg jij dit voor elkaar in Excel? Petje af. Heb je hier - net als ik - moeite mee? Lees dan verder.

Excel versus de Contentkalender

Na een uurtje of twee had ik mijn communicatieplanning opgezet in Excel. Ik had een jaaroverzicht gemaakt, de campagnes verschillende kleuren gegeven en de inhakers toegevoegd. Tijdrovend? Ja. Handig? Nee. Frustrerend? Absoluut. Achteraf bleek Excel toch niet de beste keuze te zijn. Ik worstelde met het toewijzen van verantwoordelijken, de alsmaar verspringende lay-out en ik bleef mijn collega's maar vragen of ze het Excel-bestand wilden sluiten, omdat we niet tegelijkertijd kunnen bewerken. Ook had ik geen ruimte voor de inhoud van de content en het overzicht van alle mediakanalen bleef onduidelijk. Dat moet toch makkelijker kunnen?

Aan de slag met de Contentkalender

Toen besloot ik de Contentkalender uit te proberen. Het opzetten van de planning, het invoeren van de data, weken, maanden, kon ik overslaan aangezien dit al vooraf ingesteld is in de online tool. Je kunt switchen tussen het week- en maandoverzicht, maar ook tussen kalenderweergave en de lijst- of tijdlijnweergave. De belangrijke feestdagen zijn automatisch al toegevoegd aan je kalender. Deze opzet alleen al scheelde me zeker een uur tijd.

Een ander groot voordeel vind ik het tegelijkertijd bewerken van de communicatieplanning. Ook al is ons communicatieteam met 8 leden vrij klein, het scheelt dat iedereen op elk moment de planning kan openen en bewerken. De foutmelding van Excel met 'open bestand als alleen-lezen' is vanaf nu verleden tijd.

In tegenstelling tot Excel, geeft de Contentkalender direct overzicht. In één oogopslag zie ik wanneer, welke communicatie-uiting is gepland. Je kunt kiezen uit een lijst met iconen voor de mediakanalen, bijvoorbeeld het Facebook-icoon of e-mail-icoon, zodat zichtbaar is welke uiting op welk kanaal is ingepland. De campagnes gaf ik verschillende kleuren, zodat duidelijk is welke uiting waarbij hoort. Voor elke afdeling heb ik een apart thema aangemaakt. Zo kunnen mijn collega's filteren op hun afdeling en zien zij alleen de campagnes die voor hen interessant zijn. Met de filterfunctionaliteit selecteer je makkelijk wat je wel en niet wilt zien. Ook kun je filteren op communicatie-uitingen die alleen aan jou zijn toegewezen.

De weekweergave van de Contentkalender is een ideaal uitgangspunt voor het content- of campagneoverleg. Daarnaast ontvangen alle gebruikers elke zondag een automatische e-mail met een overzicht van de communicaties en persoonlijke acties voor de komende week. Zo blijft iedereen op de hoogte van de communicatieplanning.

Structureren van het contentproces

De nieuwste update van de Contentkalender is een uitkomst voor het structureren van het contentproces. De functionaliteit genaamd 'workflows' maakt het mogelijk om standaardprocessen in te richten voor bepaalde contentformats. Ga je aan de slag met een nieuwe blogpost? Importeer de standaard workflow 'blog' en je ziet welk proces er binnen jouw organisatie is vastgesteld. Van het verzamelen van input tot publicatie: je vinkt heel makkelijk de stappen af. Zie dat maar eens in Excel te doen.

Alles op één plek

De Contentkalender brengt alles samen. Zo kun je ook het tone-of-voice-document, schrijfwijzer en stijlgids van je organisatie toevoegen aan je account. Dit is voor je communicatieteam handig, maar eventueel ook voor externe partners zoals gastredacteuren of een webcare-partij. Ook kun je makkelijk een Word-bestand of afbeeldingen toevoegen aan het kalender-item. Zo verzamel je alle input op één plek.

Stop met Excel, start met de Contentkalender

Ik ben om. Het maken van een communicatieplanning is absoluut makkelijker in de Contentkalender dan in Excel. Het kost even tijd om alle communicatie-uitingen over te zetten, maar vervolgens is het onderhouden van je communicatieplanning veel handiger in de Contentkalender. De persoonlijke service en de workshop Communicatieplanning van de Contentkalender helpen je op weg naar een planning die werkt voor jouw contentorganisatie. Ik zeg: stop met Excel, start met de Contentkalender!

Sanne Heil is contentspecialist bij Presenter en helpt verschillende organisaties met het opzetten van hun communicatieplanning.