Wat is er verder mogelijk met de Contentkalender? - Stap 5

Wat vertellen we in de video?

Welkom bij de Contentkalender Academy.

De Contentkalender is de ideale projectmanagementtool voor je marketing en communicatieteam. Met steeds meer content, kanalen en betrokkenen geeft de Contentkalender je het nodige overzicht.

In de Contentkalender Academy leggen we je stap voor stap uit hoe je de Contentkalender optimaal inricht en inzet voor jouw communicatieplanning.

In de vorige video’s legde ik je uit hoe je de linkerbalk vult, projecten aanmaakt, communicaties toevoegt en taken aanmaakt. In deze video vertel ik je over de overige functionaliteiten van de Contentkalender.

Zoals je in de vorige video hebt gezien, heb je in het menu onder je initialen rechtsboven nog een aantal opties. Ik loop ze langs en leg je uit wat je er mee kan.

Als eerste kom je aantekeningen tegen in het menu. Zoals de naam al doet vermoeden kan je hier je aantekeningen kwijt. Wijzelf gebruiken dit als lijst voor blogideeën maar je zou er ook werkafspraken kwijt kunnen. In het aantekeningenblok werk je samen met collega’s. Zo heeft iedereen alle afspraken op één plek.

Wil je je persoonsgegevens aanpassen? Klik dan op profiel.
Hier wijzig je bijvoorbeeld je e-mailadres of voeg je je telefoonnummer toe. Ook kan je de taal van je applicatie aanpassen. En kies je of je het weekend wil tonen in agenda.

Bij een corporate account geef je aan in welke kalender je standaard wil inloggen.

Hier vind je ook je e-mail voorkeuren. Wil je meer of minder e-mails
ontvangen? Dat geef je aan met de vinkjes.

In dit scherm heb je ook de mogelijkheid om je wachtwoord aan te passen. Maar, vergeet niet op opslaan te klikken als je iets gewijzigd hebt.

Wil je dat alle leden uit je contentteam dezelfde toon aanhouden in de content? Voeg dan je tone-of-voice toe in de Contentkalender.
Iedereen met toegang tot de Contentkalender raadpleegt zo gemakkelijk je tone-of-voice.

Waar zie je de tone of voice terug? Wanneer je een communicatie aanmaakt of bewerkt vind je boven het contentblok een knopje voor ‘richtlijnen’. Hier vind je niet alleen je tone of voice terug, maar ook richtlijnen over bijvoorbeeld mediakanalen en contentformaten. Zo heb je alle informatie bij de hand terwijl je werkt.

Op sommige momenten wil je met je content inspelen op de actualiteit.
Bijvoorbeeld tijdens Pasen of Koningsdag. Daarom hebben we de belangrijkste inhaakmomenten al voor je in de kalender gezet. Die vind je terug onder het tabblad algemene feestdagen.

Maar, binnen je organisatie zijn er ook belangrijke momenten waarmee je rekening wil houden. Bijvoorbeeld een open dag of het 50-jarig bestaan van je organisatie. Die momenten voeg je toe en vind je terug onder het tabblad bijzondere dagen.

Door op de knop 'toevoegen' te klikken maak je een dag aan. Je geeft de dag een titel een datum en eventueel een toelichting.

Onder je initialen vind je ook workflows terug. Meer weten over workflows? Dan verwijs ik je graag door naar stap vier van de Contentkalender Academy.

Onder 'Account' vind je een heleboel informatie. Over je organisatie bijvoorbeeld. Je kan hier ook de kleur van je Contentkalender instellen in jouw huisstijl. Ook vind je informatie over je abonnement en kan je je account hier upgraden en automatisch verlengen.

Onder het tabblad facturen' vind je al je oude facturen terug.
En, in dit menu kun je je account, als je wil, ook verwijderen.
Let op: je account is na 30 dagen volledig verwijderd.

Bij Gebruikers en kalenders vindt je het overzicht van alle gebruikers van jouw Contentkalender. Wil je een nieuwe gebruiker toevoegen? Dat kan je hier eenvoudig doen door op de knop 'gebruiker toevoegen' te klikken.

Als je op het potloodje naast een gebruiker klikt, kan je ook de rechten of rollen van de gebruiker aanpassen en de gebruiker activeren of deactiveren.

Onder het tabblad ‘kalenders’ vind je een overzicht over alle kalender in jouw account. Je kan de gebruikers die toegang hebben tot de kalender inzien, de kalender delen of een koppeling maken met je Outlook agenda.

Naast de extra functionaliteiten onder je initialen, heeft de Contentkalender ook meerdere weergaven. Allereerst kijken we naar de lijstweergave. Hier vind je al je communicaties terug, ook de communicaties zonder datum.

Met de zoekbalk kan je makkelijk zoeken op de titel van een communicatie die je zoekt. Je kan de lijst sorteren zoals je zelf wilt. Ook de filters aan de linkerkant werken bij de lijst.

Via dit knopje exporteer je de lijst naar een Excelbestand. Hierbij blijven alle filters staan. Handig als je bijvoorbeeld een overzicht wilt exporteren van alle blogs die je gepubliceerd hebt.

De verzoeken vind je in de verzoekenlijst. In de lijst zie je de titel van het verzoek, de publicatiedatum, of het verzoek is verwerkt als communicatie of taak én de status van het verzoek. In de laatste kolom zie je op welke datum
het verzoek is ingediend.

Wanneer je op een nieuw binnengekomen verzoek
klikt kan je deze goedkeuren of afkeuren. Je kan een verzoek goedkeuren als losse taak of als communicatie.

Als je een verzoek goedkeurt als communicatie
moet je deze ook toewijzen aan een project. Dan volgt de mogelijkheid om meer informatie toe te voegen aan je communicatiekaartje. Precies zoals je gewend bent. Na het opslaan zie je het verzoek terug in
de kalender.

Je collega’s dienen eenvoudig een verzoek
in via de deelbare link. In plaats van de groene ‘Toevoegen’-knop
zien zij daar ‘Dien een verzoek in’. Geef je verzoek een titel en vul je eigen naam en e-mailadres in.

Wil je meer informatie toevoegen? Je kan ook informatie geven over de datum waarop je wilt dat de communicatie geplaatst wordt of het mediakanaal. Verdere informatie kan je kwijt in dit vlak.

Naast de lijst vind je het planbord. Door de kanbanweergrave zie je in één oogopslag welke status je communicaties hebben.

Communicaties in de laatste kolom worden standaard afgevinkt en aan de kalender toegevoegd. Aan het einde van de dag worden afgevinkte communicatie uit het plan gehaald, zo houd je altijd overzicht over welke communicaties er nog lopend zijn.

Ook hier kan je communicaties eenvoudig naar een andere kolom slepen.

De kolommen in het planbord kan je inrichten naar jouw eigen werkproces. Klik op het potloodje naast de titel van een kolom om het planbord te personaliseren.

Wij werken bijvoorbeeld met persoonlijke kolommen. Zo houden we overzicht op wie waar mee bezig is. Wil Bente dat ik ergens naar kijk?
Dan sleept ze het kaartje naar mijn kolom. Ik kan de kaartjes binnen mijn kolom zelf in een volgorde zetten die voor mij werkt.

Onder je initialen vind je ook een snelknop naar onze FAQ-pagina en de mogelijkheid om feedback achter te laten of uit te loggen.

Je hebt nu nog meer informatie over hoe je de Contentkalender kan inzetten voor jouw communicatieplanning.

Ik wens je heel veel succes en (plan)plezier.