Tijdens een campagneoverleg stelde ik voor om de communicatieplanning te maken. Nu staar ik naar een leeg Excel-bestand en vraag ik me af hoe te beginnen. Wat is de beste indeling? Hoe geef ik de verschillende mediakanalen weer? En hoe wijs ik een verantwoordelijke toe? Ik testte de Contentkalender en zag dat het allemaal veel makkelijker kan.
Voordat je begint met het maken van een contentplanning is het belangrijk om de volgende vragen te beantwoorden. Welk doel heeft de planning? Wie gaan ermee werken? Welke structuur houd je aan? Vraag ook wat je collega’s graag terugzien in de communicatieplanning.
Krijg jij dit voor elkaar in Excel? Petje af. Heb je hier - net als ik - moeite mee? Lees dan verder.
Toen besloot ik de Contentkalender uit te proberen. Het opzetten van de planning, het invoeren van de data, weken, maanden, kon ik overslaan aangezien dit al vooraf ingesteld is in de online tool. Je kunt switchen tussen het week- en maandoverzicht, maar ook tussen kalenderweergave en de lijst- of tijdlijnweergave. De belangrijke feestdagen zijn automatisch al toegevoegd aan je kalender. Deze opzet alleen al scheelde me zeker een uur tijd.
Een ander groot voordeel vind ik het tegelijkertijd bewerken van de contentplanning. Ook al is ons communicatieteam met 8 leden vrij klein, het scheelt dat iedereen op elk moment de planning kan openen en bewerken. De foutmelding van Excel met 'open bestand als alleen-lezen' is vanaf nu verleden tijd.
In tegenstelling tot Excel, geeft de Contentkalender direct overzicht. In één oogopslag zie ik wanneer, welke communicatie-uiting is gepland. Je kunt kiezen uit een lijst met iconen voor de mediakanalen, bijvoorbeeld het Facebook-icoon of e-mail-icoon, zodat zichtbaar is welke uiting op welk kanaal is ingepland. De campagnes gaf ik verschillende kleuren, zodat duidelijk is welke uiting waarbij hoort. Voor elke afdeling heb ik een apart label aangemaakt. Zo kunnen mijn collega's filteren op hun afdeling en zien zij alleen de campagnes die voor hen interessant zijn. Met de filterfunctionaliteit selecteer je makkelijk wat je wel en niet wilt zien. Ook kun je filteren op communicatie-uitingen die alleen aan jou zijn toegewezen.
De weekweergave van de Contentkalender is een ideaal uitgangspunt voor het content- of campagneoverleg. Daarnaast ontvangen alle gebruikers elke zondag een automatische e-mail met een overzicht van de communicaties en persoonlijke taken voor de komende week. Zo blijft iedereen op de hoogte van de communicatieplanning.
De nieuwste update van de Contentkalender is een uitkomst voor het structureren van het contentproces. De functionaliteit genaamd 'workflows' maakt het mogelijk om standaardprocessen in te richten voor bepaalde contenttypen. Ga je aan de slag met een nieuwe blogpost? Importeer de standaard workflow 'blog' en je ziet welk proces er binnen jouw organisatie is vastgesteld. Van het verzamelen van input tot publicatie: je vinkt heel makkelijk de stappen af. Zie dat maar eens in Excel te doen.
Ik ben om. Het maken van een communicatieplanning is absoluut makkelijker in de Contentkalender dan in Excel. Het kost even tijd om alle communicatie-uitingen over te zetten, maar vervolgens is het onderhouden van je contentplanning veel handiger in de Contentkalender. De persoonlijke service van de Contentkalender helpt je op weg naar een planning die werkt voor jouw contentorganisatie. Ik zeg: stop met Excel, start met de Contentkalender!
Sanne Heil is marketing en communicatiespecialist bij Triodos Bank.