Structuur in je contentoverleg

In de vorige blog hebben we je kennis laten maken met het content overleg. Nu je een eerste kennismaking hebt gehad, geef ik je in deze blog 6 tips om structuur aan te brengen in je content overleg.

1. Plan een vast moment

Plan een vast moment voor je contentoverleg. Door het overleg elke week op dezelfde dag en tijd te houden, creëer je rust, reinheid en regelmaat. En je communicatie(planning) blijft op deze manier altijd up-to-date.

2. Houd het kort

Weer een vergadering? Ik hoor het je denken. Maar het hoeft niet zo lang te duren. Beperk het overleg tot het bespreken van vorige week, deze week en volgende week. Je hoeft geen maand terug of vooruit te kijken, dat zorgt alleen maar voor overbodige ruis. Dertig minuten tot maximaal een uur is voor de meeste organisaties voldoende tijd om alles te bespreken.

3. Maak het concreet

Loopt je collega vast met het stuk voor de website? Het contentoverleg is hét moment om dit aan te kaarten, zodat je samen naar een oplossing kunt zoeken. Waardoor komt je collega er niet uit? En wie of wat heeft hij nodig om er wel uit te komen? Zou een apart overleg met een inhoudsdeskundige helpen? Of zijn er nog meer collega’s bij deze communicatie betrokken? Het daadwerkelijke probleem hoeft in dit overleg niet opgelost te worden, maar er moet wel een eerstvolgende actie bedacht zijn. Dit helpt je verder.

4. Zorg dat iedereen toegang heeft tot je contentplanning

Om iedereen te betrekken bij de contentplanning, is het wel zo makkelijk om iedereen inzage te geven. Door iedereen een inlog geven, of door bijvoorbeeld je contentplanning op een groot scherm te tonen. Dit zorgt er voor dat iedereen betrokken is bij de gehele contentplanning.

5. Pak je contentplanning erbij

Het is belangrijk om je contentplanning te gebruiken tijdens het overleg. Je contentplanning staat letterlijk centraal tijdens de vergadering. Bovendien kunnen je collega’s op deze manier gemakkelijk gewend raken aan en vertrouwd worden met jullie contentplanning. Werk je met de Contentkalender? Vraag dan bijvoorbeeld eens of Renée het nieuwe project wil toevoegen en of Henk het geplaatste bericht van vorige week wil afvinken. En zou Rosanne het mediakanaal Twitter kunnen toevoegen?

6. Maak duidelijke afspraken

Het is belangrijk duidelijke afspraken te maken. Niet alleen voor je contentplanning, maar ook om je content overleg te structureren. Mag iedereen bijvoorbeeld zomaar een project bedenken en opzetten? En mag iedereen zomaar de boodschap bepalen? Of het kanaal waar deze boodschap op geplaatst wordt? Hetzelfde geldt voor het aangeven dat een bepaald bericht af is. Wie mogen dit aangeven? En wanneer is iets af: als de boodschap bepaald is, of als het bericht online staat? Het één is niet beter dan het ander. Het is alleen wel belangrijk dat hier afspraken over bestaan. Als je deze afspraken hebt staan, kun je tijdens het overleg controleren of iedereen nog tevreden is met de gemaakte afspraken.

Dus nodig alle collega’s van de marketing- en communicatieafdeling uit voor een bijeenkomst. Welke dag? Dat maakt niet uit. Veel organisaties beginnen hun week op maandag met contentoverleg. Maar als het voor jouw organisatie beter op woensdag past, omdat het halve team maandag vrij is, maandag nog twee overleggen gepland staan, of om welke reden dan ook… Waarom niet op woensdag?

Hulp nodig?

Heb jij al een contentoverleg? En wat doe jij om jullie contentoverleg te structureren? Heb je aanvullingen die je graag met ons – en anderen – wilt delen? Laat het weten via info@contentkalender.nl. Ook als je hulp nodig hebt met je contentoverleg of je contentplanning, denken we graag met je mee.