Geschreven door Tabitha Oosting | 22-11-2019

In de vorige blog hebben we je kennis laten maken met het content overleg. Nu je een eerste kennismaking hebt gehad, geef ik je in deze blog 6 tips om structuur aan te brengen in je content overleg.

1. Plan een vast moment
Plan een vast moment voor je content overleg. Door het overleg elke week op dezelfde dag en tijd te houden, creëer je rust, reinheid en regelmaat. En je communicatie(planning) blijft op deze manier actueel.

2. Houd het kort
Weer een vergadering? Ik hoor het je denken. Maar het hoeft niet zo lang te duren. Door met regelmaat te overleggen, kun je het overleg beperken tot vorige week, deze week en volgende week. Je hoeft geen maand terug of vooruit te kijken. Dertig minuten tot maximaal een uur is voor de meeste organisaties voldoende tijd om alles te bespreken.

3. Maak het concreet
Verbind acties aan je overleg. Loopt je collega vast met het stuk voor de website? Het content overleg is hét moment om dit aan te kaarten, zodat je samen naar een oplossing kunt zoeken. Waardoor komt je collega er niet uit? En wie of wat heeft hij nodig om er wel uit te komen? Zou een apart overleg met een inhoudsdeskundige helpen? Of zijn er nog meer collega’s bij deze communicatie betrokken? Het daadwerkelijke probleem hoeft in dit overleg niet opgelost te worden, maar er moet wel een eerstvolgende actie bedacht zijn. Dan kan je namelijk verder.

4. Zorg dat iedereen toegang heeft tot je communicatieplanning
Om iedereen te betrekken bij de communicatieplanning, is het wel zo makkelijk om iedereen inzage te geven. Door iedereen een inlog geven, of door bijvoorbeeld je communicatieplanning op een groot scherm te tonen. Dit zorgt er voor dat iedereen betrokken is bij de gehele communicatieplanning.

5. Pak je communicatieplanning erbij
Het is belangrijk om je communicatieplanning te gebruiken tijdens het overleg. Je communicatieplanning staat letterlijk centraal tijdens de vergadering. Bovendien kunnen je collega’s op deze manier gemakkelijk gewend raken aan en vertrouwd worden met jullie communicatieplanning. Werk je met de Contentkalender? Vraag dan bijvoorbeeld eens of Renée het nieuwe project wil toevoegen en of Henk het geplaatste bericht van vorige week wil afvinken. En zou Rosanne het mediakanaal Twitter kunnen toevoegen?

6. Maak duidelijke afspraken
Het is belangrijk duidelijke afspraken te maken. Niet alleen voor je communicatieplanning, maar ook om je content overleg te structureren. Mag iedereen bijvoorbeeld zomaar een project bedenken en opzetten? En mag iedereen zomaar de boodschap bepalen? Of het kanaal waar deze boodschap op geplaatst wordt? Hetzelfde geldt voor het aangeven dat een bepaald bericht af is. Wie mogen dit aangeven? En wanneer is iets af: als de boodschap bepaald is, of als het bericht online staat? Het één is niet beter dan het ander. Het is alleen wel belangrijk dat hier afspraken over bestaan. Als je deze afspraken hebt staan, kun je tijdens het overleg controleren of iedereen nog tevreden is met de gemaakte afspraken.

Dus nodig alle collega’s van de marketing- en communicatieafdeling uit voor een bijeenkomst. Welke dag? Dat maakt niet uit. Veel organisaties beginnen hun week op maandag met content overleg. Maar als het voor jouw organisatie beter op woensdag past, omdat het halve team maandag vrij is, maandag nog twee overleggen gepland staan, of om welke reden dan ook… Waarom niet op woensdag?

Hulp nodig?
Heb jij al een content overleg? En wat doe jij om jullie content overleg te structureren? Heb je aanvullingen die je graag met ons – en anderen – wilt delen? Dat kan door in je Contentkalender in de rechterbovenhoek op je initialen te klikken en naar ‘feedback’ te gaan. Of laat het me weten via tabitha.oosting@contentkalender.nl. Ook als je hulp nodig hebt met je content overleg of je communicatieplanning, denk ik graag met je mee. Je kunt me ook bellen op +316 526 58 114.

Headerfoto door: Marten Bjork