Je communicatieplanning staat, iedereen doet mee en weet precies wat hij of zij moet doen. Maar dan komt er iets tussen. Die ene inhaker moet ook nog even mee, of die nieuwsbrief moet toch een dag later verstuurd worden. En plotsklaps is je hele planning in de war. Hoe zorg je ervoor dat niet alleen je planning up-to-date blijft, maar ook je hele team mee blijft doen aan je planning? Door een vast moment voor in te plannen voor het contentoverleg.
Het contentoverleg
Nu hoor ik je denken: nog een overleg? Ja, dat klopt. Maar wel een heel efficiënt overleg. Het enige wat je in dit overleg namelijk hoeft te bespreken, is de communicatieplanning. Wie staat waar, en hoe gaat het met al je projecten? Het is de manier om elkaar up-to-date te houden. Daarnaast is het content overleg het moment om nieuwe projecten te starten, of oude te evalueren. Maar ook om aan te geven waar je precies tegenaan loopt en waar je hulp bij kunt gebruiken. Je gebruikt het content overleg dus om steeds je planning te updaten, zodat deze altijd actueel is.
Hoe zet een contentoverleg op?
Maar hoe doe je dat dan, zo’n content overleg? Net als bij ieder ander overleg is het handig om een vast moment te kiezen. Wij hebben ons contentoverleg altijd op maandag staan. Dan begint namelijk iedereen fris aan de week. De woensdag kan natuurlijk ook. Dat ligt helemaal aan je eigen voorkeur. Vind een dag die bij jouw team past en zorg dat de belangrijkste stakeholders erbij zijn.
Wat bespreek je wel?
Vorige week, deze week en volgende week zijn het belangrijkst om te bespreken tijdens je content overleg:
- Vorige week. Welke communicaties zijn er gelukt? Welke zijn er niet gelukt? Wat zijn daar de leerpunten van geweest? En wat zijn de effecten op deze week? Ga je het verplaatsen, of is het niet geplaatste bericht bij nader inzien toch niet zo relevant? Verschuiven betekent misschien dat je deze week in de knel komt. Maar als je de keuze maakt om het helemaal niet te plaatsen, dat roept ook vragen op. Zoals hoe het kan dat dat niet gebeurd is. Misschien was het te druk, misschien was het vergeten. En door dit soort vragen te beantwoorden, leer je dingen die je planning verbeteren.
- Deze week: wat gaat er deze week gebeuren? En welke leerpunten neem je hierin mee van vorige week? Zijn de taken goed verdeeld en weet iedereen wat hij of zij moet doen? Oftewel: gaat alles lukken? Let wel op: ga niet te diep in detail. Het belangrijkst is dat de planning kloppend blijft. Vaak wordt er te lang stilgestaan bij de kleine details. Maar je houdt je contentoverleg een stuk korten door te werken vanuit oplossingen en je planning aan te passen waar nodig.
- Volgende week: je hebt net je planning van deze week up-to-date gebracht. Waarom zou je verder kijken? Omdat volgende week natuurlijk alweer om de hoek komt kijken. En sommige taken zijn natuurlijk ook deze week gepland. Als je dus nu alvast naar volgende week kijkt, dan wijzig je die ook meteen waar nodig. Zo zorg je er altijd voor dat je planning voor de aankomende tijd klopt.
Wat bespreek je niet?
Minstens net zo belangrijk is besluiten wat je niet bespreekt. Om overleggen namelijk niet ellenlang te laten duren, is het handig om te enkele valkuilen te vermijden:
- Te veel in detail treden: het belangrijkste van het contentoverleg is je planning, zodat iedereen weet waar hij of zij aan toe is.
- Content bespreken tijdens dit overleg: natuurlijk heb jij ook een mening over de content die geschreven gaat worden, maar je moet je afvragen of het relevant is voor iedereen aan de tafel. Is het dat niet? Bespreek het dan persoonlijk met je collega.
- Vragen waarom je collega iets niet gedaan heeft. Ja, okay. Het is relevante informatie. Maar vraag: ‘wat maakt dat het niet gebeurd is.’ Dat levert veel relevantere informatie op en betrekt de vraag op het proces, niet op de persoon.
- Meer dan een maand vooruit kijken. Natuurlijk is het doel van de planning om te weten wat eraan komt. Maar om je contentoverleg gestructureerd te houden, is het verstandig om dit niet te ver vooruit te kijken. Hoe verder weg, hoe meer variabelen daar invloed op hebben. Wil je toch verder vooruit kijken? Plan daar een ander overleg voor in.
Natuurlijk moet het content overleg passen bij jouw werkzaamheden. Daarom zijn we heel erg benieuwd wat jij hiervan vindt. Ben je het niet eens met onze tips? Ik hoor graag hoe jij je contentoverleg structureert. Laat het me weten op luuk.post@contentkalender.nl, of bel me: +316 158 678 85
Headerfoto door: Nik MacMillan
