Ik kan uren praten over werken in de Contentkalender, handige functionaliteiten en ons werkproces. Maar dat heeft een hoog WC-eendgehalte. Je hoort natuurlijk veel liever hoe andere organisaties de Contentkalender inzetten. Daarvoor bedachten we ‘Rond de tafel met de Contentkalender’. Sessies waarin onze gebruikers met elkaar in gesprek gaan over hun werkzaamheden en hoe de Contentkalender ze ondersteunt.
Samenwerken aan content
We merken dat veel teams moeite hebben om samen tot een fijn werkproces te komen als het aankomt op plannen. Want wie doet wat? En wie zet wat in de Contentkalender? Ook contentcoördinator Vanessa en tekstschrijver Andrew liepen tegen dit probleem aan. Zij werken voor verschillende organisaties, maar lopen tegen vergelijkbare problemen aan.
Samen evalueerden we hoe hun teams werken in de Contentkalender met behulp van een sprint retrospective. Een retrospective is een evaluatietechniek om te bepalen wat goed en minder goed gaat. Maar ook om in kaart te brengen waar je als organisatie naar toe werkt.
Het doel van samenwerken
Wij helpen onze gebruikers met contentorganisatie. In de Contentkalender werken teams samen aan content met een duidelijke taakverdeling en overzichtelijke planning. Maar waarom is samenwerken zo belangrijk? Samen met Vanessa en Andrew bespraken we het doel van samenwerken in de Contentkalender. Allebei vinden ze dat een goede samenwerking ervoor zorgt dat het werk voor elke collega makkelijker wordt. Voor Andrew zal een goede samenwerking zorgen voor onderlinge onafhankelijkheid binnen het team.
"Met een goede samenwerking maak je het anderen zo makkelijk mogelijk om hun werk te doen."
Vanessa vindt dat alle collega’s een overzicht moeten hebben van wat er speelt.
"Het doel van een goede samenwerking is dat iedereen een totaalplaatje heeft."
Samenwerken in de praktijk
Het is lastig om iedereen binnen een team te leren werken met de Contentkalender. Dit horen we terug van meerdere klanten en ook Vanessa loopt hier tegenaan. Sommige gebruikers van haar team vinden dat de Contentkalender te veel stappen heeft om een communicatie aan te maken. Andrew herkent dit probleem. Voor hem bouwden we daarom een snel-communicatie-toevoegen-scherm in. Dit scherm heeft minder stappen en is sneller in te vullen. Maar er zijn ook andere trucjes om werken in de Contentkalender makkelijker te maken.
Workflows inzetten
Het team van Andrew gebruikt de Contentkalender niet alleen voor overzicht over communicatie-opdrachten, maar ook om bij te houden wanneer een herschrijving of correctie af moet zijn.
"Wij houden alle deadlines bij in de Contentkalender."
- Andrew
Stel samen met je team vaste takenlijstjes op die passen bij een bepaald contenttype. Voor het publiceren van een blog of nieuwsbrief doorloop je misschien elke keer dezelfde stappen. Met een workflow zorg je ervoor dat deze vaste takenlijstjes makkelijk te koppelen zijn aan een communicatie-item en dat taken automatisch met de juiste deadline in de takenkalender verschijnen.
Planbord bijhouden
Het planbord in de Contentkalender is bedoeld om het werkproces inzichtelijk te maken. Dit kan op verschillende manieren. Bijvoorbeeld met statussen voor een communicatie, of persoonlijke kolommen zodat je weet wie waar mee bezig is.
Personaliseer je planbord
De meest bekende indeling van een kanban-bord heeft drie statussen: ‘to do’, ‘doing’ en ‘done. Zo weet iedereen binnen je organisatie welke communicaties er nog op de planning staan, waar al iets mee gedaan wordt en welke communicaties zijn afgerond.
Met een persoonlijke indeling van het planbord heeft iedere kolom de naam van een collega. Zo heb je in één oogopslag zicht op de werkdruk per collega. De communicatie-kaartjes verschuiven tussen de kolommen op basis van wie waar mee bezig is.
Heb je contentideeën, maar nog geen idee wanneer je ze kan/gaat uitvoeren? Ook die kaartjes kan je kwijt in het planbord. Maak een extra kolom aan voor alle contentideeën. Deze kolom past bij verschillende inrichtingen.
Maar voor Andrew is het toch lastig om de taakverdeling goed inzichtelijk te maken. Zijn team gebruikt het planbord, maar het is voor hen nog niet duidelijk welke opdrachten zijn opgepakt. Hij vertelde dat het voor hem een fijne oplossing zou zijn als je in het planbord ook direct de verantwoordelijke kan zien, zonder dat je het kaartje open moet klikken. Wij werken aan een nieuw design voor het planbord zodat deze hopelijk een beter overzicht biedt. Heb je feedback over het planbord? Laat het ons vooral weten. Daar worden we supergelukkig van.
Opmerkingen in de Contentkalender
Vanessa vertelde ons dat iedereen binnen haar team de Contentkalender dagelijks open heeft staan. Ze merkt vooral dat de communicatie rondom de content zich veel centraler afspeelt.
Werken in de Contentkalender scheelt ons een hele hoop e-mails
- Vanessa
Haar team maakt namelijk gebruik van de opmerkingen om over communicatie-items te communiceren. Zo hebben ze alle informatie over een item bij elkaar op één plek.
Samen sparren
Wil je ook met andere gebruikers in gesprek over werken met de Contentkalender? Schrijf je snel in voor de volgende ‘Rond De Tafel’-sessie.
