Geschreven door Franka Smet | 23-08-2022
In dit blog lees je hoe je het planbord inricht en gebruikt. We bekijken verschillende werkprocessen, zodat jij de indeling vindt die het beste bij jouw organisatie past. Wil je weten hoe ons planbord precies werkt? Dan verwijs ik je graag door naar onze kennisbank.
Wat is een planbord?
Ons planbord is een kanbanweergave voor je communicaties. De kanban-methode is ontstaan aan de lopende band van Toyota in Japan. Fabrieksmedewerkers in de jaren 50 bedachten een manier om met kaartjes het werkproces te visualiseren en zo te kunnen optimaliseren.
Maar vandaag geef ik geen geschiedenisles, daarvoor ben je hier ook niet. Wil je wel meer weten over het ontstaan van de kanban-methode? Dat lees je op de website van Toyota.
Inzicht in je werkproces
Zoals ik net vertelde is de kanban-methode ontwikkelt om inzicht te geven in je werkproces. Ook onze gebruikers waren hier naar op zoek. Daarom ontwikkelden wij een planbord. Het planbord is in te richten zoals je zelf wilt. Maar de meest bekende indeling van een kanban-bord heeft drie statussen: ‘to do’, ‘doing’ en ‘done.
Zo weet iedereen binnen je organisatie welke communicaties er nog op de planning staan, waar al iets mee gedaan wordt en welke communicaties zijn afgerond. Als je geen specifieke wensen hebt voor het planbord, is dit een fijne indeling om mee te beginnen.
Inzicht in werkdruk
Ook mijn collega’s en ik gebruiken deze weergave. Wij begonnen met een persoonlijke indeling van het planbord. Iedere kolom had de naam van een collega. Zo hadden we in één oogopslag zicht op de werkdruk per collega.
De communicatie-kaartjes verschoven tussen de kolommen op basis van wie waar mee bezig was. Dat was een fijne indeling. Ik kon zo ook makkelijk aan Luuk of Bente laten weten dat ik feedback nodig had. En zij konden eenvoudig communicaties op mijn bordje leggen.
Dat zag er dan zo uit. Zoals je ziet hadden wij ook een kolom ‘Concepten’ en ‘Akkoord’. ‘Concepten’ gebruikten wij als we ergens een eerste opzet voor hadden. ‘Akkoord’ werd gebruikt door Bente, als een communicatie klaar was om te plaatsen.
En ja, ik schrijf in de verleden tijd. Want ondertussen gebruiken we een andere indeling. Niet omdat we geen feedback meer van elkaar willen, maar omdat we dat nu op een andere manier kunnen vragen. Namelijk met de opmerkingen. Wil ik dat Luuk ergens naar kijkt? Dan tag ik hem in de communicatie. Hij ontvangt hier een mailtje over en een melding in de Contentkalender.
Inzicht in je contentideeën
Met de komst van opmerkingen zijn wij teruggegaan naar de basis. We werken weer met statussen. Maar naast de kolommen ‘to do’, ‘doing’ en ‘done’, hebben wij aan het begin een kolom ‘contentideeën’ toegevoegd. Dit is een verzameling van communicaties die nog niet op de planning staan, maar waar we in de toekomst wel mee aan de slag willen.
Daardoor hebben we nu een bak met contentideeën waar we altijd op terug kunnen vallen als we een dag hebben zonder inspiratie of een rustige zomermaand zoals deze.
Veranderen van indeling
Wij kwamen er gedurende tijd achter dat de persoonlijke indeling niet meer voor ons werkte. Maar dat is helemaal niet erg. Samen bedachten we een nieuwe indeling. En dat hoeft dus helemaal geen ingewikkelde te zijn. Wil jij ook hulp met de indeling van het planbord?
Luuk of ik denken graag met je mee! Stuur ons een mailtje of geef ons een belletje op 088 937 00 30.
