Geschreven door Luuk Post | 17-04-2023
We zijn op het eiland van de communicatieafdeling, waar contentmakers ladingen flessenpost de wereld in sturen. Misschien in een team, misschien ook niet. Maar wat je situatie ook is: content maak je nooit alleen.
Dus betrek al je collega’s bij je contentproces. En als we zeggen al je collega’s, bedoelen we ook echt alle collega’s. Van receptiemedewerker tot de manager van je manager.
Bouw een brug naar de rest van je organisatie
Als je je organisatie wilt betrekken bij contentcreatie, moet je je afdeling toegankelijk maken. Laten we jullie eiland verbinden met een brug.
Stap 1. Fundering
Elke goede brug begint met een fundering. In dit geval is dat een effectieve samenwerking op jullie afdeling. Zorg ervoor dat iedereen in het team goed op de hoogte is van wat er speelt en wie waar mee bezig is.
Plan een contentoverleg. Houd de planning en taakverdeling up to date. Iedereen weet van elkaar waar ze komende week mee bezig zijn. Dat is wel zo fijn.
Gebruik een scrumbord. Houd de status van een contentstuk bij en neem dit op in je overleg. Wat staat er in 'to do'? Waar zijn we nu mee bezig? En waar zijn we al klaar mee?
Wijs concrete taken aan elkaar toe. En doe aan verwachtingsmanagement. En wanneer is een taak succesvol afgerond?
Stap 2. Railing
Neem je collega’s mee aan het handje. Begeleid ze met een railing naar jullie eiland. Deel je planning en plain public zodat ze zich bewuster worden van de content die jullie maken. Dit kan via een link of schermafdruk op intranet, bijvoorbeeld. Stuur de planning mee met een interne nieuwsbrief. Of deel de planning op een groot scherm in je kantoor. Zorg dat iedereen op de hoogte is van wat er op de communicatieafdeling speelt.
Stap 3. Tweerichtingsweg
Maak van je brug een tweerichtingsweg. Zorg dat collega’s bij je aankloppen met contentverzoeken. Maar ga ook actief opzoek naar informatie. Je collega’s van de receptie of klantenservice zijn als eerste op de hoogte van grote vragen die leven binnen je organisatie of doelgroep. Vraag eens waar zij zich zoal mee bezig houden. Misschien komen hier leuke contentideeën uit.
Wil je het makkelijker maken voor je collega’s om contentverzoeken in te dienen? Zorg dat er een duidelijke plek is waar ze zulke verzoeken kwijt kunnen. Denk bijvoorbeeld aan een centrale mailbox. Hierbij wat tips om zo'n redactiemailbox tot een succes te maken.
Maak een succes van de redactiemailbox
Wil je contentverzoeken direct verwerken in de Contentkalender?
Je brug onderhouden
De verbinding is gelegd. De communicatieafdeling is een geoliede machine. Andere collega's zijn op de hoogte van de contentplanning en kunnen makkelijk verzoeken inschieten. Nu is het noodzaak dat je je brug onderhoudt. Want we willen niet dat je terug gaat naar een eenzaam eiland. Blijf je planning delen en collega's aansporen om input te leveren voor content.
Wil je dat het contentproces zich op één plek afspeelt? Zet je planning in de Contentkalender.
