Geschreven door Celine van der Burg | 08-04-2020

Veel communicatieteams gebruiken het nog steevast voor hun contentplanning: Excel. Toch zijn er tools die je team een stuk beter kunnen helpen bij het plannen en uitvoeren van campagnes. We vergelijken Excel met de Contentkalender in drie belangrijke fases van je contentstrategie: planning, uitvoering en evaluatie.

Planning

Heb je een contentplanning gemaakt in Excel? Daar ben je vast trots op. Je hebt een mooi, schoon bestand waar je contentplanning strak in staat. Tuurlijk, het kostte wat tijd om het overzicht te maken, maar dan heb je ook wat. Je mailt de planning naar je team. Blijkbaar zijn er enkele aanpassingen nodig en de ene na de andere collega stuurt jou zijn of haar ‘versie 2’ toe. Het originele bestand klopt niet meer, het overzicht is kwijt en de aanpassingen botsen ook nog eens. Daar gaat je mooie document, en het project moet nog beginnen.

De volgende keer besluit je, om deze situatie te voorkomen, het bestand niet meer rond te mailen. Jouw planning komt keurig in een gedeelde map te staan. Alleen, toch jammer van die keren dat je de foutmelding ‘open bestand als alleen-lezen’ krijgt, omdat een collega even van zijn werkplek is zonder het document af te sluiten. Herkenbaar?

Al deze ergernissen zijn verleden tijd met de Contentkalender. In de voorbereidende fase van je project helpt deze tool je bij het maken van een overzichtelijke contentplanning waar iedereen tegelijkertijd in kan werken. In één oogopslag heb je een duidelijk overzicht van je contentplanning. In de Contentkalender bepaal je eenvoudig de taken en verantwoordelijkheden binnen je team. Je ziet direct welke content op de planning staat, bij welke campagne dit hoort en waar de content geplaatst wordt. Deze werkwijze maakt jouw organisatie niet alleen efficiënter, maar zorgt ook dat je verder vooruit kunt werken en sneller knelpunten signaleert.

Uitvoering

De planning is bekend, het project is van start. Tijd voor de uitvoering van de contentplanning. Het team is betrokken en weet wat de taken en verantwoordelijkheden zijn. Om elkaar up-to-date te houden, plan je een wekelijks overleg.

In dit wekelijks overleg blik je terug én vooruit. Met de Contentkalender filter je eenvoudig op taken, zodat iedereen aan bod komt. Zo heb je een duidelijk beeld van de stand van zaken van de afgelopen en aankomende week. Zorg ervoor dat je overleg niet te lang is en een vaste structuur heeft, zodat iedereen z’n aandacht erbij kan houden en weet waar hij aan toe is. Zo werkt je planning voor je.

Evaluatie

Is je campagne afgerond? Tijd voor de evaluatie. Onze ervaring is dat organisaties die Excel gebruiken als contentkalender, niet structureel evalueren. In het beste geval worden er notulen opgesteld met tips en tops. Maar hoe vaak pak je dat bestand er nou echt bij? Terwijl een evaluatie ontzettend belangrijk is om je contentplanning te verbeteren.

Het voordeel van de Contentkalender is dat je bij een nieuw project gemakkelijk kunt terugkijken naar de vorige ervaringen. In een paar clicks zie je oude projecten in en kun je oude campagnes kopiëren. Dat scheelt een boel tijd!

Tips voor extra tijd

Grote kans dat jullie tijd besparen met de Contentkalender, vooral als je de nieuwe werkwijze omarmt. Deze tijd kan je besteden om te optimaliseren. Of om na te denken over nieuwe contentformaten. Of zelf misschien een nieuwe strategie. De mogelijkheden zijn eindeloos.

Benieuwd naar wat de Contentkalender voor jouw organisatie kan betekenen?

Headerfoto door: James Lee via Unsplash