Het beheren van een communicatieteam voelt soms als jongleren. Elk teamlid heeft zijn unieke talenten en verantwoordelijkheden. En om alles soepel te laten verlopen is een gestructureerde communicatieplanning van cruciaal belang. Maar hoe pak je dit aan? En welke voordelen biedt het? Vandaag leg ik uit wat je wel (en ook vooral wat je niet) moet doen als je begint met een communicatieplanning.
Het belang van vooruitdenken in communicatieplanning
Een goede communicatieplanning geeft je overzicht. Je planning stelt je namelijk in staat vooruit te kijken, en terug te blikken. En dat levert jou, je collega’s en je organisatie ontzettend veel op. Kijk maar.
Een van de grootste uitdagingen binnen communicatieteams is het gebrek aan vooruitzicht. Door een gedetailleerde communicatieplanning te ontwikkelen, pak je dit probleem aan. Stel je een kalender voor waarop alle campagnes en belangrijke data zijn uitgestippeld. Dit geeft je de mogelijkheid om drukke dagen te beheren. Zo ben je voorbereid op wat er gaat komen, zonder stress en met een soepele communicatiestrategie.
Flexibel inspringen op actualiteiten
Als jij overzicht hebt, speel je makkelijk en snel in op de actualiteit. Giet it oan? Dan zie je direct of er nog ruimte is voor een gladde inhaker op je socials. Zijn al je redacteuren geveld door de griep? Jij weet precies of de contentplanning hiermee in gevaar komt. En of je actie moet ondernemen. Komt er plots een spoedje met hoge prioriteit binnen? Dan kijk je snel of je nog ergens wat kunt schuiven. Laat die Elfstedentocht maar komen. Want jij bent op alles voorbereid. Met een overzichtelijke kalender zie je direct of er ruimte is voor spontane inhakers of last-minute campagnes. Deze flexibiliteit is belangrijk in de snel veranderende communicatiewereld.
Leren van het verleden
Herinner je die Valentijnsdag campagne van vorig jaar nog? Of de kerstactie? Door terug te blikken op eerdere projecten, komt je erachter waar verbeterpunten liggen. Gebruik deze informatie om je communicatiestrategie en -planning verder te ontwikkelen. En sla ook alle feedback en resultaten op voor toekomstig gebruik. Zo bouw je voort op successen en voorkom je herhaling van fouten. Gebruik deze informatie om je communicatiestrategie en -planning verder te ontwikkelen.
Do...
Taken in plannen! Een heldere taakverdeling is een sleutelelement in elke effectieve communicatieplanning. Dit zorgt voor een duidelijk overzicht van wie wat doet binnen het team en bevordert het gevoel van eigenaarschap en betrokkenheid. En stel dat er een collega wegvalt, in de contentplanning zie je direct waar diegene mee bezig was. Zo spring je snel en effectief bij. Je behoudt continuïteit, zonder de druk op het team te verhogen.
Don't...
Sylvia kan niet starten, omdat Jan geen briefing heeft aangeleverd, omdat Kees nog geen input heeft gegeven, omdat… Stop, dit wil je niet! Omdat het niet efficiënt is én omdat het de werksfeer niet bevordert. Voorkom dit en haak je team aan bij de contentplanning. Zo weet iedereen wie wanneer ze wat moet doen. Zorg ook dat je interne stakeholders en de directie je planning kunnen inzien. Zo is iedereen altijd op de hoogte van alle communicatie.
Hoe maak je een goede contentkalender?
Creëer jouw communicatie utopie
Met de juiste planning, tools en teamwork kan jouw communicatieteam transformeren van een groep individuen naar een goed geoliede machine. Dit leidt niet alleen tot een efficiëntere workflow, maar opent ook de deur naar meer creativiteit en impact in je communicatie. Ben je klaar om je communicatiestrategie naar een hoger niveau te tillen? De Contentkalender helpt je graag bij het bereiken van de top. Download onze whitepaper en lees hoe jij vandaag nog aan de slag kunt!
