Geschreven door Franka Smet | 28-07-23
Ik plan natuurlijk graag in de Contentkalender. Maar wij zijn niet de enige planningstool. Ik besloot even te gluren bij de buren. En de buurman, dat is Monday. Ik zet de grootste verschillen tussen de Contentkalender en Monday voor je op een rijtje. Dat scheelt jou weer uitzoeken. En kies je makkelijk een tool die bij jou past.
Van start met een online communicatieplanning
Een account aanmaken is in beide gevallen zo gepiept. Waar je bij de Contentkalender alleen je e-mailadres en bedrijfsinformatie invult, stelt Monday een aantal vragen zodat je start in een account die goed past bij jou en je team.
En over je team gesproken, Monday staat te springen om je te helpen met het uitnodigen van collega’s. Dat is dan ook stap één. Logisch, want content maak je niet alleen. Je wilt idealiter een planning waar je goed in samenwerkt.
Net als in de Contentkalender bepaal je in Monday per gebruiker welke rechten diegene heeft. Deze stap kan je trouwens ook overslaan, als je liever op je eigen gemakkie de tool verkent. In beide tools kan je op elk moment makkelijk een extra gebruiker toevoegen.
Plannen in de Contentkalender
In de Contentkalender begin je direct met plannen. Met vaste elementen: projecten, mediakanalen, contenttypen, doelgroepen, doelstellingen en labels. Maar Monday is nog niet klaar met de vragenronde. Voor je begint kies je welke elementen jij wilt zien in je planning. Heb je geen behoefte om overzicht te houden over budget of bestanden? Dan laat je die direct achterwege.
En op deze functie ben ik super jaloers. Niet elk team is even goed in plannen. Of al even ver. Waar sommige teams overzicht houden over budgetten, taken, labels en doelstellingen, zijn andere teams allang blij als ze een beetje overzicht over mediakanalen en doelgroepen hebben. Waar je begint maakt niet uit, we zijn allemaal ergens begonnen. Maar wel fijn als je kan beginnen met alleen de elementen die voor jou relevant zijn.
Het enige jammere: de elementen van Monday zijn niet specifiek gericht op de communicatiepraktijk en daardoor heel generiek. De Contentkalender bestaat uit elementen die je ook terugziet in je contentstrategie. Zo zie je je strategie terug in je planning. En houd je je contentstrategie levend. Dat is volgens ons dé manier voor een succesvolle communicatieplanning.
Plannen met de Contentkalender
De Contentkalender gelooft dat projectmatig plannen je helpt om een overzichtelijke planning te creëren. Als je voor het eerst inlogt zie je drie standaard projecten staan. Projecten zijn categorieën voor je content. Zoals thema’s, onderwerpen of pijlers. Meerdere projecten aanmaken is niet verplicht als je nog niet zo ver bent. Ben je een beginnende planner? Start dan gerust met één project. Hierbij een voorbeeld planning in de Contentkalender volgens het Hello-Hero-Hub model van Google. Zoals je ziet geeft de Contentkalender in het overzicht ook direct informatie over het kanaal waar je je communicatie-uiting op wilt plaatsen. Daarnaast zijn de blauwe kaartjes populaire inhakers. Deze kan je verbergen of aanvullen. Voor je bij deze planning komt, moet je wel communicatie-uitingen toevoegen. Over het toevoegen van kaartjes in de Contentkalender volgt later meer.
Plannen met Monday
Zo opent de planning in Monday. Ik had tijdens het aanmaken van mijn account voor drie terugkerende items gekozen: hello, hero en hub. Er waren al een aantal communicatie-uitingen ingepland. Op zich handig, want je hebt direct een gevulde planning. Maar daardoor oefen je niet met communicatie-items toevoegen. Ik vind het fijner om zelf te bepalen wanneer ik mijn hello, hero en hub content inplan. Tijd dus om zelf een communicatie-item aan te maken.
Communicatie-item toevoegen: Monday
Het toevoegen-scherm in Monday is klein en overzichtelijk. Je hebt eigenlijk alleen een titel nodig voor je content en dan kan je hem al opslaan. Je voegt makkelijk een status toe of hoe veel prioriteit een item heeft. Daarnaast kan je je content kwijt in de notities en bij bestanden. Eventuele informatie over het budget kan je hier ook toevoegen. Het toevoegen-scherm van de Contentkalender is stukken uitgebreider.
Communicatie-item toevoegen: Contentkalender
In de Contentkalender zijn alleen een titel en project verplicht. Alles invullen duurt wel langer dan bij Monday, maar de velden zijn specifiek gericht op de communicatie-praktijk. Er is een duidelijke plek voor je strategie, planning, content en onderliggende taken. Onder het tabblad ‘Content’ voeg je een URL of bestand toe. Er is voldoende ruimte om je content uit te typen in het contentblok. Zo heb je je content altijd bij de hand.
Weergaven Walhalla
Beide tools bieden verschillende weergaven om je contentplanning in te bekijken.
In de Contentkalender kan je je planning in een lijst, een planbord, dashboard en natuurlijk in een kalender weergeven.
Monday werkt met veel verschillende weergaven. En die zien er zo uit:
Dit is de standaardweergave van Monday. Dit noemen ze de tabel. Deze weergave is vergelijkbaar met de communicatielijst in de Contentkalender.
Deze kanbanweergave is vergelijkbaar met ons planbord. Alleen zie je hier niet dezelfde kaartjes terug als in de kalender of tabel. Het is dus niet alleen een andere weergave, maar ook een compleet andere functionaliteit waar je nieuwe en andere kaartjes zien.
Daar is 'ie dan: de kalender. In dit voorbeeld wel met meerdere kleuren. Bovenaan de kalender zie je direct een uitgebreid filter om het overzicht te creëren dat voor jou werkt.
Een overzicht van alle toegevoegde bestanden in één weergave. Dit is een mooie functie, maar voegt niet voor ieder team veel toe. Veel organisaties gebruiken Sharepoint of One-drive voor bestanden. In mijn planning vind ik het juist fijn om te zien welke bestanden bij welke communicatie-uiting horen. In plaats van een overzicht van alle bestanden.
De Gantt chart van Monday, vergelijkbaar met de tijdlijn van de Contentkalender. Hier zie je precies hoe lang je communicatieuitingen duren, en welke campagnes bijvoorbeeld tegelijk lopen.
In één oogopslag zicht op de werkdruk van je team. In het overzicht zie je hoe veel taken een collega op zijn of haar naam heeft staan.
Dit dashboard helpt je, net als in de Contentkalender, met rapporteren over je communicatie-uitingen. In beide tools zie je in het dashboard het aantal geplande items over verschillende elementen.
(BRON: Monday Helpcenter)
De weergave die laat zien hoe drukbezet je team is een mooie toevoeging. Zeker voor grote teams kan dit een fijn overzicht zijn. Je ziet alleen niet direct waar je team dan mee precies bezig is. Maar je focust je op wie de meeste communicatie-uitingen heeft. En zoals je weet doet kwantiteit er niet altijd toe. Fijn aan de Contentkalender is dat je onderliggende taken makkelijk kunt verdelen en die terugziet in een takenlijst of takenkalender. Je kan je persoonlijke takenlijst bekijken of de takenlijst van één of meerdere collega’s inzien.
Filter Frenzy: altijd een overzicht dat bij je past
De verschillende weergaven zorgen dat je altijd een overzicht hebt dat bij je past. Maar met alleen een weergave ben je er nog niet. Binnen die weergave wil je natuurlijk ook alleen relevantie informatie zien. Ons team is trots op de uitgebreide filterfuncties van de Contentkalender. In de lijst zoek je op titels om communicatie-items terug te vinden. En met de filters creëer je het perfect overzicht voor jou.
Meer is niet altijd beter. We krijgen ook soms te horen dat je door alle filters juist het overzicht verliest. Niet iedereen kijkt naar dezelfde versie. En je vergeet makkelijk dat er filters aanstaan.
Onze concullega’s bij Monday doen wel aan meer. Nog meer zelfs. Je kan op letterlijk alles filteren en zelfs zoeken. Zoeken op prioriteit, status of bestand. Zo vind je je communicatie-uitingen makkelijk terug.
Planning delen
Als je een prachtige planning hebt, wil je die natuurlijk delen met de rest van je organisatie. Zowel in de Contentkalender als in Monday kan je een deelbare link opvragen. Die deel je dan met mensen zonder inloggegevens. Een nadeel van de deelbare link van Monday is dat deze de bestanden verbergt. Dat is zonde, want je content is juist zo belangrijk in je planning. Daarnaast kan je de link niet beveiligen met een wachtwoord. Iedereen met de link heeft dus inzicht in je planning. En dat is natuurlijk niet het veiligst.
Alles veilig achter slot en grendel
Over veilig gesproken, Monday is een Amerikaans bedrijf. Goed checken waar zij hun data opslaan. Gelukkig ziet Monday deze vraag al aankomen en staat dat uitgebreid op de website uitgelegd. En ja hoor, Monday voldoet aan de GDPR. Er is een mogelijkheid om je data alleen in Europa op de laten slaan. Met nadruk op mogelijkheid. “Please note that this option is available only to our Enterprise customers.” Dat is nou weer jammer. Pas in een bepaald account bent je verzekerd dat de tool volgens Europese richtlijnen met je data omgaat.
Talk money to me
Welke accounts zijn er dan? Monday werkt met 5 pakketten. Pas vanaf het standaardpakket heb je toegang tot de kalenderweergave. En dat is wel wat je wilt met een planning. Dat kost je dan €360 per jaar voor 3 gebruikers. De Contentkalender heeft drie soorten abonnementen. Het standaardpakket van Monday is vergelijkbaar met het Teamaccount in de Contentkalender. Dat kost €594 per jaar voor 3 gebruikers.
Een pro-pakket kost €576 per jaar voor drie gebruikers. Daarin kan je ‘borden’ aanmaken die alleen voor bepaalde gebruikers zichtbaar zijn. Dat is handig als je bijvoorbeeld werkt met verschillende teams. Net zoals in het Corporate-account van de Contentkalender wat je €990 per jaar per gebruiker kost.
Alles op een rijtje
Dat is nogal veel informatie. Ik vat het nog even kort voor je samen.
De Contentkalender is specifiek gericht op de communicatiepraktijk. Je houdt eenvoudig overzicht over je mediakanalen, contenttypen, doelgroepen en taakverdeling. Net als in Monday werk je samen met collega’s aan één of meerdere planningen en sla je je content direct op in je planning. In Monday begin je met een gepersonaliseerd account en zie je alleen elementen die voor jou relevant zijn. Je kan de Contentkalender personaliseren door het een eigen kleur te geven en een logo toe te voegen. Maar de elementen ‘projecten’, ‘mediakanalen’, ‘contenttypen, ‘doelgroepen’, ‘doelstellingen’ en ‘labels’ staan vast. Monday biedt daar meer vrijheid in door elementen te verbergen die je niet nodig hebt. Beide tools werken met uitgebreide filtermogelijkheden zodat je altijd een overzicht creëert dat voor jou werkt. Monday is een Amerikaanse tool met mogelijkheid om je data binnen de EU op te slaan. De Contentkalender is een Nederlands die alle data standaard binnen de EU opslaat.
Overzichtstabel Monday vs Contentkalender
Welke tool past bij jou?
Twijfel je welke tool bij je past? Je kan bij ons altijd terecht voor eerlijk advies. Schroom niet om te bellen of mailen.
