Geschreven door Luuk Post | 11-07-2019

Je hebt een account gemaakt voor de Contentkalender. Okay, mooi. Dan kan je beginnen met het invullen van je contentstrategie. Maar zodra je dat gedaan hebt, kom je bij de volgende stap: Projecten definiëren. Het werken met projecten is niet moeilijk, maar het vereist wel een zekere mate van gestructureerd werken. Hoewel dat wat tijd kost, levert het je uiteindelijk veel structuur en overzicht op. Ben je benieuwd hoe je projecten gebruikt? Ik vertel je er alles over.

Wat zijn projecten in de Contentkalender?

Projecten zijn een groepering van verschillende communicatie-uitingen. Zoals campagnes. Dit kan zo breed of zo smal zijn, als je zelf wil. Verstuur je meerdere nieuwsbrieven per maand? Dat kan dat al een project zijn. Wil je je nieuwe website of een evenement onder de aandacht brengen? Ook dat is een project. Projecten helpen je je communicatie-uitingen te structureren en geven je overzicht in je planning.

Projecten zijn bedoeld om structuur aan te brengen in je communicatieplanning. Je communiceert namelijk over één (vooraf) bepaald onderwerp. Dit helpt je om duidelijke keuzes te maken over wat je wel en niet communiceert. Wil je een LinkedIn-bericht plaatsen, maar valt het niet onder een lopende project? Vraag je dan af: waarom wil ik dit plaatsen? Wat heeft mijn doelgroep eraan als ik dit plaats? Zo houd je je communicatieplanning overzichtelijk en gestructureerd.

Hoe begin ik met projecten?

In het begin kan het wennen zijn om te werken met projecten. Want hoe giet je jouw contentplanning nou in een projectstructuur? Het lijkt makkelijker gezegd dan gedaan. Maar geen zorgen, voor je het weet, krijg je het gedaan. Afhankelijk van je beginsituatie, heb je een aantal mogelijkheden:

  • Heb jij totaal nog geen structuur in je contentplanning?

    Begin dan met één project: je totale planning en vul je contentkalender. Kijk vervolgens welke communicaties bij elkaar horen en probeer die te groeperen. Zie je bijvoorbeeld dat je veel over hetzelfde onderwerp communiceert. Maak daar dan een project voor aan. Wil je onderscheid maken tussen de verschillende nieuwsbrieven en je social media planning? Giet die dan in verschillende projecten.
  • Heb je naast je projecten ook veel ad hoc communicatie?

    Dan kan je je projecten sowieso in de contentkalender kwijt. Voor alle communicaties die meer ad hoc zijn, of niet zo duidelijk bij een project horen, maak je een eigen project aan. Zo heb je niet alleen overzicht over de communicaties die ongepland zijn, maar filter je ze ook makkelijk weg.
  • Werk je al door middel van campagnes of projecten?

    Zet deze dan één op één door in de Contentkalender. Kies een begin- en einddatum, koppel de doelgroep aan het project en kies een doelstelling. Vergeet ook niet een kleurtje te kiezen. Zo houd je een mooi onderscheid.

Wat is het voordeel van projectmatig werken?

Zoals ik al eerder zei, zijn projecten dé manier om structuur aan te brengen in je communicatieplanning. In je Contentkalender nemen ze daarom ook een prominente plek in. Projecten helpen je immers om keuzes te maken in de communicatie-uitingen die jij wil verspreiden. Ook geven ze je de handvatten om je collega's mee te nemen in de planning. Als Piet van HR weer eens langskomt dat de vacature nu echt live moet, kan jij zeggen dat hij niet in een project hoort, dus dat het later pas aan de beurt is. Zo creëer je rust en duidelijkheid.

Projecten geven jouw communicatieplanning (en misschien ook wel de rest van je leven) kleur. Figuurlijk, maar ook letterlijk: in de Contentkalender krijgen de verschillende communicaties namelijk de kleur van het project waar ze bij horen. Wil je weten hoe dat eruit ziet? Kijk dan maar eens naar het voorbeeld hieronder.

Projecten geven je communicatieplanning kleur
Projecten geven je communicatieplanning kleur

Kies één doelgroep en een doelstelling voor je project.

Ben je helemaal nieuwe in het werken met projecten en het opzetten van een communicatieplanning? Dan is het werken met projecten een project op zich. Maar dat hoeft geen hogere wiskunde te zijn. beginnen met projectmatig communiceren begint bij drie vragen:

  • Wie wil ik bereiken met mijn project
  • Wat wil ik bereiken met mijn project
  • Wanneer wil dat bereiken?

We beginnen met de 'wie'. Ook al heb je misschien geen uitgebreide doelgroep analyse gedaan, het is wel goed om na te denken voor wie je communiceert. Met een duidelijke doelgroep voor ogen, wordt schrijven een stuk makkelijker. Beeld je in voor wie je schrijft en wat hun problemen zijn. Daarna komt de belangrijkste vraag: 'Hoe los jij die op'. En bam, content creëert zichzelf.

Ook belangrijk is het 'waarom'. Wat wil bereiken met de projecten. Is het informeren, amuseren of converteren? Communicatie hoort een doel te hebben. Of nou ja, misschien is een doel een te groot woord. Het is wel handig om na te denken over wat je wil bereiken. Pas daar je CTA's op aan en schrijf je teksten met dat doel voor ogen. Dat helpt je. Echt waar.

Als laatste is het goed om na te denken over het 'wanneer'. Dit is niet het moeilijkst om te beslissen, maar desalniettemin wel relevant. Het is namelijk onzin om een project te starten voor de wintercollectie, of winterbanden, terwijl je in maart wil beginnen met je project. Kijk ook eens naar de seizoenseffecten op je seo, dat kan je verder helpen. En ja, deze tip is heel flauw en misschien een open deur. Maar hij moet zeker meespelen in je achterhoofd.

Door deze drie vragen te beantwoorden (en ook dit kan zo uitgebreid als je wil), werk je snel en eenvoudig op een projectmatige manier. Toch ga je er soms achterkomen dat een always-on-approach misschien beter werkt. Wil je weten hoe deze manier jou verder gaat helpen. Dat leg ik je graag uit in onze nieuwste blog (komt 25 september).

Foto gemaakt door: Andrew Neel via Unsplash