Focussen op het creëren van creatieve content? Dat is niet altijd even makkelijk. Er wordt regelmatig bij je aangeklopt. Of je snel een aanpassing kan doen op een pagina. Of de nieuwsbrief al af is. En of er nog een spoed-item tussendoor kan. Voor deze vragen raadpleeg je de communicatieplanning.
Maar tsja, die planning. Die blijkt helemaal niet up-to-date. Er leven drie verschillende versies van dezelfde planning binnen jullie team. Want niet iedereen werkt in hetzelfde document. Dat maakt een overzicht niet makkelijker. En al helemaal niet productief. ,
Ook de MBO Raad had het gevoel het zicht op de content te verliezen. Bovendien wilde de organisatie meer delen over de contentbezigheden met de betrokken partijen. “Het werd tijd voor een goed en overzichtelijk systeem.” De zoektocht naar zo’n systeem ging van start en de MBO Raad begon met het bijhouden van een contentkalender.
Een contentkalender onderscheidt zich van een doorsnee planning, omdat je niet alleen plant wanneer je communiceert. Je geeft ook aan waarom, naar wie, waar en hoe je communiceert.
Maar ja, dat is nogal veel informatie. Waar moet je beginnen? In dit blog leggen wij je stap voor stap uit hoe je een contentkalender opzet. Wil je weten hoe het eindresultaat eruitziet?
Hoe maak je een contentkalender?
Begin met plannen! Er zijn eigenlijk maar vijf stappen die je hoeft te ondernemen om te starten met plannen. Makkelijk toch? Laten we beginnen.
Stap 1: organiseer een brainstormsessie
Een goed gevulde contentkalender begint met goede ideeën. En goede ideeën bedenk je natuurlijk niet alleen, maar doe je samen met je collega’s. En daarmee bedoel ik al je collega's. Dus niet alleen je teamleden van de communicatieafdeling, maar ook je collega’s van marketing, sales en vergeet de klantenservice niet.
Begin samen met terugblikken. Noteer van alle berichten van de afgelopen vier weken de datum, het onderwerp en de reden waarom je het publiceerde. Doe dit voor je drie belangrijkste kanalen en houd het kort en bondig.
Als leidraad kan je de volgende drie categorieën aanhouden om je content in onder te verdelen:
- Informatief: Handige tips, weetjes en bruikbare informatie om problemen op te lossen en het leven makkelijker maken.
- Actualiteiten (voorspeld en niet voorspeld): Informatie over evenementen, seizoensgebonden gebeurtenissen of trends in de industrie. Zoek je naar actualiteiten? Check onze inhaakkalender.
- Entertainment: content met een knipoog, voor interactie en binding met de doelgroep
Stap 2: evaluatiemoment
Je hebt nu een overzicht van alle communicaties per kanaal en waarom je ze geplaatst hebt. Vraag jezelf af: zie ik terugkerende thema's? Over welke thema's communiceer ik het meest? Sluit dit aan bij je organisatiedoelen? Zo ja, lekker bezig. Zo nee, werk aan de winkel. Zorg dat er content op de planning komt die je helpt om de organisatiedoelen te behalen.
Stap 3: inplannen
Van terugblikken naar vooruitplannen. Kijk of je de communicatie-uitingen van aankomende maand in dezelfde terugkerende thema’s kan indelen. Met de volgende vragen kan je zelf het ideale moment ontdekken:
- Wanneer is je doelgroep online? Analyseer bijvoorbeeld met Google Analytics de openingspercentages.
- Wat doet je doelgroep en wanneer? Hier komt je klantenservice van pas. Of ga in gesprek met iemand uit je doelgroep.
- Ben ik afhankelijk van een bepaald seizoen voor mijn product?
- Zijn er momenten waarop mijn activiteiten en die van de doelgroep overeenkomen?
- Wanneer zijn de schoolvakanties, feestdagen en voorspelbare momenten van lokaal, nationaal of internationaal belang?
Snuffel ook ons rond bij Coosto. Zij hebben namelijk een handig overzicht gemaakt van de beste tijden om te posten.
Stap 4: strategisch plannen
Heb je een eerste versie van je planning staan? Tijd om strategischer na te denken over je communicatieplanning. Ook daar kan je je collega’s goed bij gebruiken. Tijd voor nóg een brainstorm.
Maar welke vragen moet je jezelf dan stellen? Het begint allemaal met nadenken over ontvanger. Als je weet wat jouw doelgroep bezighoudt, dan kan je daarop inspelen. Heb je al een communicatiestrategie? Neem deze dan als uitgangspunt. Heb je deze nog niet? Begin de brainstormsessie dan met de volgende vragen: Wie willen we bereiken? Wat houdt ze bezig? Wat vinden ze leuk? Hoe ga ik mijn doelgroep helpen? Wat heeft de doelgroep aan mij?
De volgende stap is het bepalen van de vorm: met wat voor soort content wil ik mijn doelgroep bereiken? Een aantal voorbeelden van soorten content die je kan overwegen:
- Artikel
- Interview
- Video
- Foto
Stap 5: Blijven verbeteren
Ook nu je overal over nagedacht hebt en je content verspreid, kan je niet achteroverleunen. Nu komt het leukste gedeelte: kijken wat er gebeurt. Kijk wat het bereik is van je boodschap, of hoeveel ‘likes’ je krijgt. Kijk welke pagina’s op je website lang bekeken worden en leer hiervan. Op deze manier worden je boodschappen steeds beter. Vergeet ook deze statistieken niet in je contentkalender te plaatsen. Zo heb je alle informatie op een plek.
Plan ook wekelijks een meeting om de resultaten van je content te doorlopen. Wat ging goed en, even belangrijk, waar liggen de verbeterpunten? Grijp deze meeting ook meteen aan om te brainstormen over nieuwe onderwerpen of nieuwe mediakanalen. Blijf jezelf uitdagen, daar groei je van.
Waar maak je een contentkalender?
Je weet nu hoe je een communicatieplanning opzet. Maar waar sla je al deze informatie handig op? Zoals ik al zei zijn daar verschillende programma’s of tools voor te vinden. Zowel online als offline.
Zelf ben ik geen fan van offline contentkalenders, zoals Excel bijvoorbeeld. In een offline tool is het namelijk lastig om samen te werken en flexibel te plannen.
Stel je hebt een mooie planning gemaakt. Je mailt deze planning naar je team. Maar er zijn toch enkele aanpassingen nodig en de ene na de andere collega stuurt jou zijn of haar ‘versie 2’ toe. Het originele bestand klopt niet meer, het overzicht is kwijt en de aanpassingen botsen ook nog eens. Daar gaat je mooie document, en het project moet nog beginnen.
Of pak je het anders aan? Je mailt het bestand niet meer rond. Jouw planning staat keurig in een gedeelde map. Alleen, toch jammer van die keren dat je deze foutmelding te zien krijgt.
Nog niet overtuigd? Ontdek de vijf tekenen dat ook jij toe bent aan een online contentkalender.
Alle planningstools verzamelen!
Wij zijn natuurlijk groot fan van de Contentkalender 😉. Probeer de Contentkalender gratis uit! Start vrijblijvend een proefmaand en begin vandaag nog met plannen.
Maar soms past een andere tool beter bij je organisatie. Wij hebben het je makkelijk gemaakt en vergelijken Trello, Microsoft Planner en de Contentkalender in ons blog.
