Geschreven door Kevin Jelu | 15-05-2020
“Hallo? Hallo? Hoor je me?” Weer een vakje dat je kunt afvinken voor de thuiswerkbingo. We herkennen het allemaal. Een collega die niet kan inloggen, een collega wiens kinderen spontaan tikkertje spelen tijdens het overleg, een echo omdat iemand geen externe microfoon heeft. Allemaal ruis op de lijn. Ruis die je niet hebt op kantoor. Hierdoor wordt het kleinste contact een enorme opgave. En voor je het weet, vermindert de onderlinge communicatie. Die vermindering zorgt voor onduidelijkheid, ook in je contentplanning.
Een duidelijke online contentoverleg
Als je weer zonder al te veel ruis met elkaar wilt gaan overleggen, is het belangrijk om een overlegvorm te kiezen met duidelijke rollen. Als iedereen zijn rol goed invult, loopt een online contentoverleg al heel wat vlotter.
Hoe werkt het?
Als deelnemer van het gesprek kies je een rol. Die stem je af met anderen, waardoor hun rol ook meteen duidelijk is:
- Gespreks- en inhoudsleider: in deze rol neem je de leiding over het gesprek en beslis jij de richting ervan. Andere deelnemers zijn muted en kunnen vragen stellen op vooraf bepaalde momenten.
- Gespreks-, maar niet inhoudsleider: je neemt de leiding en geeft het woord aan de inhoudsleiders (mogelijk ben jij dat ook). De inhoudsleiders spreken op hun beurt en delen hun deel van de puzzel.
- Gesprekspartners: voor een korte check of een vraag, kies je geen complexe overlegvorm. Als gesprekspartners bel of videochat je elkaar en voer je een normaal gesprek om tot de gewenste antwoorden te komen.
Naast goedgekozen rollen, maakt de juiste visuele ondersteuning een (content)overleg beter. Door bijvoorbeeld je scherm te delen, neem je je collega’s visueel mee in je verhaal. Zo blijven ze bij de les en volgen ze je verhaal beter. Heel handig. Toch zijn er herkenbare problemen als je je scherm deelt: een (ietwat gênante) familiefoto als achtergrond, minutenlang wachten op ladende webpagina’s of een saaie PowerPoint. Goed nadenken over je visuele ondersteuning en die vooraf klaarzetten, maken het verschil. Zo wordt het online contentoverleg soepel voor jou en helder voor je collega’s.
Maak gebruik van de Contentkalender
Voor een contentoverleg, is de Contentkalender de ideale visuele ondersteuning. Het is jouw houvast om gestructureerd te praten over alles wat er op de planning staat. En al je collega’s zien meteen op hun scherm waar je het over hebt. Bovendien past het bij de verschillende rollen waar we het eerder over hadden. Ofwel jij zet de planning uiteen, met de Contentkalender als visueel hulpmiddel. Ofwel de inhoudsleiders doen dat om de beurt. Door de kalender te tonen, heeft iedereen inzicht in de contentplanning. En loopt alles weer net wat makkelijker.
Met behulp van heldere rollen, gestructureerde overleggen en de juiste (visuele) ondersteuning, verminder je de ruis. Je twijfelt niet meer om je collega’s te contacteren. Je denkt hardop na over werk. En je houdt samen overzicht over het geheel. Meer nog. Je bent, ondanks de afstand, weer aan het samenwerken.
Wil jij ook je inzicht in je contentplanning?
Deze tekst is aangepast naar een originele Vlaamse Blog
Headerfoto door: Pexels via Pixabay
Conference call bingo door: methodshop.com met licensie via Flickr (zonder aanpassingen)
