Het succes van de communicatie-afdeling valt of staat met een goede planning. Maar goed plannen, dat is makkelijker gezegd dan gedaan. Wat is een goede planning überhaupt? Een goede contentplanning:
- Geeft je overzicht over je content
- Geeft je inzicht in de contentstrategie
- Helpt bij het verdelen van taken
- Maakt samenwerken binnen het team makkelijker
Wat hebben contentplanning en schoenen kopen met elkaar te maken?
Een tool kiezen is alsof je schoenen koopt. Er zijn heel veel opties, maar de beste keuze past écht bij jou. De schoen past bij je stijl en zit als gegoten. En loopt natuurlijk soepel. Hetzelfde is waar voor planningstools. Er zijn er nogal veel, maar niet elke past bij jouw team. Of zorgt dat het werkproces even soepel loopt. Vandaag geven we je een overzicht van een aantal planningstools en software. En bespreken we de voor- en nadelen.
Alle planningstools op een rijtje
Excel
Voor veel teams begint content plannen in Excel. Het staat waarschijnlijk toch al op de laptops geïnstalleerd. Excel is flexibel, maar kan beperkt zijn in complexere planningsbehoeften. Zeker als je overzicht wilt houden over kanalen, doelgroepen, doelstellingen, thema’s én planning. Uit ervaring blijkt dat zo veel elementen zorgen voor chaos in je Excel-document. Ook samenwerken is lastig. Voor je het weet werkt je hele team in andere versies. Of staat het online bestand op slot, omdat er een collega in werkt. Dat is niet ideaal. Excel blinkt wel uit in:
- Flexibiliteit in ontwerp en structuur.
- Breed toegankelijk en vaak al aanwezig in organisaties.
- Geschikt voor basale planningsbehoeften.
Trello
Een andere bekende is Trello. Deze scrumtool wordt gewaardeerd om zijn visuele interface, die het makkelijk maakt om taken en projecten te beheren. Als contentplanner is Trello ideaal voor basis taakmanagement en samenwerken. De voordelen van Trello zijn:
- Visueel en intuïtief ontwerp.
- Handig voor het bijhouden van taken en de voortgang van projecten.
- Eenvoudig te integreren met andere tools.
Meer weten over Trello? Lees ook ons blog over Trello, Microsoft Planner.
Monday
Monday is een ontzettend uitgebreide planningstool. Je hebt veel verschillende weergaven om mee te werken, dus er zit altijd een overzicht bij die voor jou werkt. Het jammere: de elementen van Monday zijn niet specifiek gericht op de communicatiepraktijk en daardoor heel generiek. Zo zie je je strategie helaas niet direct terug in je planning. En dat is volgens ons juist dé manier voor een succesvolle communicatieplanning. Enkele voordelen van Monday zijn:
- Plan met gepersonaliseerde elementen
- Overzicht over bestanden
- Eenvoudig inzicht in de werkdruk van je team
- Inzicht in marketingbudget
Tellr
Deze nieuwkomer richt zich, net als de Contentkalender, specifiek op de communicatiepraktijk. En dat is een groot voordeel, want je kan je strategie eenvoudig kwijt. Wat wel jammer is, is dat je alle componenten moet invullen voor je een kaartje aanmaakt. Je kan geen content plannen zonder een platform toe te wijzen. Dat zorgt dat je je strategie goed naleeft, maar is ook een drempel om te plannen. Daarnaast gaat Tellr er van uit dat je al een duidelijke strategie of communicatie aanpak hebt. Zonder dat kan je niet van start. Mooie functionaliteiten zijn:
- Pushmeldingen als je je strategie niet naleeft
- Handig jaaroverzicht
- Uitgebreide quickvieuw om snel communicatie-uitingen te bekijken
Coostoo
De meester in inplannen. Bij Coostoo plan je je content namelijk direct in op de online kanalen. Zo heb jij er geen omkijken meer naar. Nadeel van inplannen is wel dat veel sociale kanalen dit nu ook zelf als functionaliteit hebben. En dat werkt beter met tags en bereik. Daarnaast is een contentplanning meer dan je sociale mediaberichten. Voordelen van Coostoo:
- Automatisch plaatsen van content
- Geeft inspiratie voor content op basis van trends in jouw markt
- Inzicht in resultaten en statistieken van je content
Contentkalender
De Contentkalender onderscheidt zich door zijn specifieke focus op communicatieteams. Zo helpt de kalender je de samenwerking en efficiëntie binnen je team te verbeteren. Wij geven je inzicht in contentstrategie, werkprocessen en het verbeteren van content. In de Contentkalender plan je niet alleen online content, maar ook offline communicatie. Een alles-in-één-oplossing voor contentplanning en -creatie dus. Hier een aantal belangrijke punten op een rijtje:
- Eigenaarschap en gedeelde verantwoordelijkheid: de Contentkalender stimuleert eigenaarschap en gedeelde verantwoordelijkheid binnen het team. Dit zorgt voor een hogere betrokkenheid en motivatie bij teamleden.
- Overzicht en inzicht in content: wij geven je een helder overzicht van alle geplande content, waardoor teams efficiënter werken en strategieën tot leven komen.
- Onafhankelijkheid: zelfs in afwezigheid van een manager biedt de Contentkalender de nodige structuur, zodat het team zelfstandig kan opereren.
Overwegingen bij het kiezen van een planningstool
We hebben nog niet eens alle planningstools besproken, want er zijn er natuurlijk veel meer. We geven je graag tips voor het kiezen van de juiste tool voor jouw team. Het is belangrijk om rekening te houden met de volgende punten:
- Teamgrootte en complexiteit: grotere teams met complexe projecten hebben niet alleen een tool nodig voor overzicht, maar ook om goed in samen te kunnen werken. Kies een tool waar je ook je taakverdeling in kwijt kunt.
- Verantwoorden richting de organisatie: wil je ook resultaten zien in je planning? Ga op zoek naar een tool die het je zo makkelijk mogelijk maakt om te rapporteren.
- Content opslaan: een planning kijkt vooruit, maar ook terug. En dat is perfect om content te evalueren, verbeteren en recyclen. Zo haal je meer uit je content. Ga op zoek naar een tool waar je niet alleen in plant, maar ook je content opslaat. Dan heb je alles overzichtelijk bij elkaar.
- Integratie: wil je planningstool integreren met andere systemen en platforms? Snappen we. Dat kan een grote invloed hebben op de efficiëntie van je werkproces. Let dus goed op de mogelijkheden.
Kies de beste tool voor een succesvolle contentstrategie
Effectieve communicatieplanning vereist een tool die past bij de behoeften van je team. Of je nu kiest voor een eenvoudige spreadsheet of geavanceerde planningssoftware, het belangrijkste is dat je een tool vindt die je helpt jouw contentstrategie te realiseren. Lees meer over Excel vs Contentkalender.
Wil je meer weten over hoe de Contentkalender je team kan transformeren? We helpen je op weg met een effectieve contentkalender. En hoe je je contentstrategie naar een helder werkproces vertaalt. Voor diegenen die op zoek zijn naar een geïntegreerde oplossing, is de Contentkalender een uitstekende keuze. Klaar om de communicatie van jouw team naar een hoger niveau te tillen? Boek een demo en zie hoe de Contentkalender jouw team ondersteunt.
