Onze klant: Plan International
Bij Plan International in Nederland liepen veel communicaties en campagnes door elkaar. Daarom besloot contentcoördinator Nicole een systeem te zoeken dat meer overzicht brengt. "We werken met 3 afdelingen samen. Met de Contentkalender houden we elkaar op de hoogte van alle externe uitingen. Wanneer loopt welke campagne en welke nieuwsbrieven gaan er uit naar welke doelgroepen? Eerder hielden we alles bij in een Excel-sheet. Bedenk dus zelf maar hoe die eruit zag. Het bestand was heel log en onoverzichtelijk."
De spreadsheet barstte uit zijn voegen en Nicole besloot een vervanging te zoeken. "Eerder probeerde ik de Contentkalender al. Het systeem was toen nog in een beginfase. Toen ik na een jaar nog eens een proefaccount maakte, zag ik dat er veel updates waren. Het was zo overzichtelijk geworden. Daarom besloten we de Contentkalender te gebruiken."
Hele organisatie betrekken
Plan International Nederland gebruikt de Contentkalender ook voor het informeren van de afdeling die contact heeft met particulier sponsors. Welke communicaties en campagnes gaan eruit op welke datum? Met de Contentkalender kunnen ze dit op elkaar afstemmen. "Het team van klantcontact weet nu bijvoorbeeld wanneer we een nieuwe campagne uitzetten. Zo kunnen ze zich alvast voorbereiden op retaken die ze ontvangen. Ook weten we nu wanneer er veldreizen gepland staan. Zo kunnen we inplannen dat deze collega’s tijdens hun reis eventueel content voor ons maken."
De Contentkalender heeft zo veel mogelijkheden, zoals de tools voor rapportages en budgetten. Ik moet eerlijk zeggen dat we die niet allemaal gebruiken. We zouden nog veel meer uit het systeem kunnen halen.
Het invoeren van de Contentkalender liep bij Plan International Nederland niet vlekkeloos. "Op dit moment staan er 27 campagnes in de Contentkalender. Het was aan het begin puzzelen hoe we alles het beste konden invoeren. Gelukkig kon ik een keer sparren met een andere organisatie die de Contentkalender gebruikt. Horen hoe zij het programma inrichtten hielp ons veel. Ook de medewerker van de Contentkalender was heel behulpzaam en reageerde altijd snel. Hij dacht mee om het systeem beter aan te laten sluiten bij Plan International Nederland."
Even wennen
Het werken met de Contentkalender is voor sommige collega’s nog wennen. "Ik stuitte op veel interne weerstand. Gelukkig tonen de afdelingsmanagers commitment. Wij gebruiken de Contentkalender nu in ons maandelijkse stand up met het hele cluster." Zo weten ze precies wat er op de planning staat.
Ook gebruiken we de Contentkalender tijdens ons wekelijks overleg met de afdeling Communicatie.
Hoewel dat er nog weleens bij inschiet. Gelukkig verstuurt de Contentkalender wekelijkse e-mails. Hierdoor is iedereen als het goed is gewoon op de hoogte.
En de Excel-sheet? Ze gebruiken de sheet nog voor campagnes die nog niet definitief zijn. Helemaal er vanaf zijn ze dus nog niet.
Ik hoop natuurlijk dat we die sheet in de toekomst helemaal niet meer gebruiken.
