De Contentkalender invullen: 5 tips voor een succesvolle communicatieplanning.

Geschreven door Luuk Post | 29-3-2019

Je hebt een Contentkalender account aangemaakt. Mooi, je eerste stap naar de titel contentkoning(in) is gezet. Op naar een overzichtelijke communicatieplanning. Maar hoe nu verder? Hoe vul je de Contentkalender effectief in? Hoe krijg je andere collega’s (net zo) enthousiast over de Contentkalender? En hoe smelt je je communicatieplanning samen met de tool zodat het werken ermee slechts een routineklusje wordt? Deze tips gaan je daarbij helpen.

Tip 1: Begin klein

In het begin kost het vullen van de Contentkalender nog tijd. Maar zodra de basis staat, ga je de vruchten ervan plukken. Natuurlijk wil je meteen je hele contentplanning in de Contentkalender plaatsen, maar het is verstandiger om klein te beginnen. Vul als eerste in wat je de vorige maand gedaan hebt en wat er deze maand aankomt. Voeg een klein clubje collega’s toe en vraag hen om feedback. Zo test je niet alleen uit of de Contentkalender bij jullie past, maar begin je ook meteen met het creëren van een werkwijze.

Bevalt het werken met de Contentkalender? Dan kan je meer collega’s toevoegen. Plan een wekelijks overleg in en bespreek de planning. Voor je het weet blaas je je collega’s weg met het overzicht dat jij gemaakt hebt: zowel op weekniveau, maandniveau zien jij en je collega's wat er aankomt. En gedurende het jaar weet iedereen waar ze aan toe zijn.

Tip 2: Organiseer (zelf) een workshop Contentkalender

Voordat je begint met het plannen van je communicatie, is het verstandig een aantal strategische keuzes te maken. Als je al een heldere communicatiestrategie hebt, dan zijn deze keuzes al een keer gemaakt. Toch is het verstandig om na te gaan of de gekozen strategie nog steeds van toepassing is. De Contentkalender biedt namelijk meer dan alleen een overzicht in je communicatieplanning: het is een vertaling van je strategie.

In de tool geef je voor iedere communicatie aan voor welke doelgroep die is bedoeld, via welk mediakanaal deze verspreid wordt en welke contentformaat daarbij past. Is dit nog niet duidelijk? Organiseer een workshop waarin je deze keuzes samen met je collega’s maakt. Zo’n workshop heeft twee voordelen:

  • Je buigt je kritisch over de communicatiestrategie en brengt deze gezamenlijk in kaart. Dit zorgt niet alleen voor een gedeelde focus, maar ook voor betere keuzes.
  • Je brengt meteen de Contentkalender als nieuwe werkwijze onder de aandacht. Zo krijg je alvast alle neuzen dezelfde kant op.

Heb je hulp nodig met deze workshop? Laat dan één van onze specialisten bij jou op kantoor komen.

Tip 3: Stel realistische doelen voor de Contentkalender

Natuurlijk, het is een nieuwe werkwijze. En idealiter verbetert deze werkwijze meteen de dingen waar je tegenaan loopt. Maar je moet het wel de tijd gunnen. Stel daarom realistische doelen voor de Contentkalender. Wees liever te voorzichtig dan te ambitieus. Zo houd je je collega’s en jezelf gemotiveerd om met de Contentkalender te blijven werken. Je eerste doel kan bijvoorbeeld zijn dat eerst het kernteam met de Contentkalender leert werken en daarna pas de rest van de afdeling. Of dat je eerst een maand lang volgens een vast stramien werkt en dan pas de rest van het jaar inplant.

Tip 4: Wijs één verantwoordelijke aan voor de Contentkalender

Overzicht creëren in je communicatieplanning, daar is de Contentkalender voor gemaakt. Maar misschien dat je collega's dat niet meteen inzien. In de praktijk is namelijk het niet altijd even makkelijk om ervoor te zorgen dat al je collega’s de kalender structureel invullen. Dat is ook niet gek, een nieuwe routine is immers niet een-twee-drie aangeleerd. En het lijkt in het begin alleen maar meerwerk op te leveren. Wijs daarom één hoofdverantwoordelijke aan. Deze persoon stuurt strak op de deadlines en zorgt ervoor dat de kalender gevuld is. Als de werkwijze eenmaal geaccepteerd is, dan wordt het vanzelf een meer gedeelde verantwoordelijkheid.

Tip 5: Werk met vaste overlegmomenten

Het inplannen van vaste overlegmomenten helpt je bij het centraliseren van je communicatieplanning. Het creëert betrokkenheid en zorgt ervoor dat iedereen op de hoogte is. Plan vast overlegmomenten in om dit te faciliteren. Bijvoorbeeld door iedere maandag een stand-up te doen. Met de Contentkalender op een groot scherm kan iedereen aangeven wat de status is van zijn of haar geplande activiteiten. Wat gaat er goed? Wat gaat minder goed? Plan daarnaast ieder maand een langere meeting om de maand te evalueren en de planning voor de aankomende maand door te spreken. Zo blijft iedereen scherp en blijft je communicatieplanning up-to-date.

Last but not least: de aanhouder wint

De manier waarop je de Contentkalender vult, gaat bij iedere organisatie anders. Dit hangt nou eenmaal af van verschillende factoren, zoals de bedrijfscultuur en de problemen waar je tegenaan loopt. Maar het allerbelangrijkste: houd vol en neem de tijd. Een nieuwe tool en daarmee een nieuwe werkwijze succesvol introduceren heeft de tijd nodig. Maar zodra het onderdeel is van de dagelijkse routine, wil je niet meer anders.

Wil je meer tips over hoe je de Contentkalender succesvol toepast in je organisatie? Of heb je hulp nodig bij het opstarten van jouw communicatieplanning. Neem contact op.

Bron headerfoto: Google